Görevin kısa tanımı        :
     Encümen Müdürlüğü, İl Genel Meclisi ile İl Encümeninin toplantılarına ait gündemin ve eklerinin düzenli bir şekilde sunulması, raporların kaydının yapılarak yazılması, kontrolü, imzalatılması, usulüne uygun olarak ilan edilmesi, duyurulması, üyelerin huzur hakları ile ilgili puantajların ve yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulması, birimini ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur.

Görevin genel tanımı:

İl Genel Meclisi İle İlgili Görevleri    :
1.    Mevzuat gereği, mecliste yapılacak seçimlerle ilgili hazırlıkları yapmak,
2.    Meclis’in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
3.    Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
4.    Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
5.    Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılıp, rapor ve eklerinin çoğaltılmasını ve Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
6.    Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesini sağlamak,
7.    Zabıtlara, uygun olarak Meclis kararlarını yazmak, kontrol etmek, Meclis Katip ve Başkanına imzalatmak,
8.    Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını ve takibini sağlamak,
9.    Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini ve meclis üyelerine duyurulmasını sağlamak,
10.    Meclis ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajları hazırlamak,
11.    Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasını sağlamak,
12.    Meclis Üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
13.    Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakları ilgili komisyon başkanlarına ulaştırmak,
14.    Komisyonların diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
15.    Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
16.    İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman ve bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak,
17.    Meclisin güvenlik ve temizlik işlerinin organizasyonlarında bulunmak,
18.    Meclis üyelerinin, İhtisas Komisyonlarının ve Meclis faaliyetleri için gereken ihtiyaçları ile binek araçların temin edilmesinde organizasyonu ve irtibatı sağlamak,
19.    Kamuoyu bilgilendirme bültenlerini hazırlamak,
20.    Meclis başkan ve üyelerinin huzur hakları ile ilgili tahakkuk işlemlerini yapmak

İl Encümeni İle İlgili Görevleri    :
1.    Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda, Encümen gündemini hazırlanmak ve hazırlanan Gündemi Encümen üyelerine dağıtmak.
2.    Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
3.    Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
4.    Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak,
5.    Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak.
6.    İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
7.    İmzası tamamlanan encümen kararlarını karar defterine yazmak
8.    İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
9.    Encümen başkan ve üyelerinin huzur hakları ile ilgili tahakkuk işlemlerini yapmak

Diğer Görevler     :
1.    Birim Müdürü 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanunu ve 4734 sayılı Kamu ihale
Kanunu gereğince Birimi ile ilgili harcamalarda harcama yetkilisi, ihalelerde ise ihale yetkilisi olarak işlemleri yürütmek.
2.    Birimi ile ilgili dönemler halinde Faaliyet Raporları, Birim Performans Planını ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve Üst Makama sunmak,
3.    Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerini yapmak.
4.    Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak,
5.    Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerini yapmak.