Görevin kısa tanımı:
     İdare içi ve dışı yapılacak yazışmaları koordine etmek, İdareye gelen evrakların kaydı ve dağıtımını yapmak, idarenin genel arşiv sistemini düzenlemek, idarenin görsel, yazılı basın ve yayın kuruluşları ile halk arasındaki ilişkilerini sağlamak, yapılan çalışmalar, yatırımlar konusunda kamuoyuna bilgi vermek, Bilgi Edinme, BİMER başvurularını ilgili birimlere iletmek ve cevaplarını ilgililerine ulaştırmak, internet sitesini güncel tutmak, bilgisayar  ve ağ sistemini çalışır halde tutmak, bilgi işlem konusunda verilecek hizmet içi eğitimleri planlamak ve eğitim hizmetlerine katılmak, ayrıca birimini ilgilendiren diğer iş ve mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması için;

•     Özel Kalem ve Yazı İşleri Bürosu,
•     Bilgi İşlem Bürosu,
•     Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu,
•     Genel Evrak Bürosu,
•     Arşiv Hizmetleri Bürosu,

olmak üzere beş adet bürosu ile çalışmalarını yürütmektedir.

Görevin Genel Tanımı:

Özel Kalem ve Yazı İşleri Bürosu:
1.    İdarenin görev ve çalışma programı ile ilgili düzenlenen il içi ve il dışındaki toplantı, panel, sempozyum, fuar, seminer v.b. gibi etkinliklere katılım konusunda, Kurum üst yöneticisinin talimatı doğrultusunda üst düzeyde koordineyi ve iletişimi sağlamak.
2.    Resmi Yazışma Kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için  Birimler arası koordinasyonu sağlamak,
3.    Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
4.    İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,
5.    Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak.

Bilgi İşlem Bürosu:
1.    Bilgi Edinme ve BİMER başvurularını takip etmek ve gerekli yazışmalarını yapmak,
2.    İnternet üzerinden oluşturulmuş şikâyet ve önerileri almak ve değerlendirilmesini sağlamak,
3.    İl Özel İdaresi’nin tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitim ve teknik destek vermek,
4.    İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve İnternet kurulumunu yapmak,
5.    Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programların kurulmasını sağlamak,
6.    İdare’nin tüm birimlerinin bilişim teknolojisine ait her türlü bilgisayar ve sarf malzemelerinin satın alınması ve sistem kurulumlarının gerçekleştirilmesi; bilişim konusundaki alımlarda teknik şartname hazırlanması,
7.    İl Özel İdaresi’nin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak dijital ortamda kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek,
8.    Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
9.    İl Özel İdaresinin ADSL ve bağlı telefonların faturalarını ödemesini yapmak,
10.    İhale İlanlarının İlan panosunda ve web sayfasında yayınlanmasını sağlamak,

Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu:
1.    İl Özel İdaresi’nin tüm faaliyet ve etkinlikleriyle, her türlü yatırım projeleriyle halka yakınlaşmasını sağlamak amacıyla, yapılan faaliyetleri ve yatırımları halka daha etkili bir  şekilde duyurmak, İdarenin tanıtım ve iletişim etkinliklerini başarı ile gerçekleştirmek.
2.    İl Özel İdaresi’ne ait web sayfasına girecek bilgileri derlemek ve bilgi işlem bürosuna teslim etmek.
3.    İl Özel İdaresinin görsel, yazılı basın ve yayın kuruluşları arasındaki ilişkilerini sağlamak.
4.    Yazılı ve görsel basında kurumumuzla ilgili lehte ve alehte yayınlanan haberleri, köşe yazıları ve fotoğrafları ilgili makam ve birimlere sunmak ve arşivlemek,
5.    İl Özel İdaresi’ne ait alanlarda yapılacak video ve fotoğraf çekim izinleri ile ilgili işlemleri yürütmek.
6.    İdare tarafından uygun görülen yayınlar ile haber ve duyuru bültenlerinin basımı ve dağıtılmasını sağlamak,
7.    İl Özel İdaresi’ nin İdare ile vatandaş arasındaki iletişimini sağlamak,
8.    Ordu halkının İdare’den beklentileri ve isteklerinin belirlenmesi için kamuoyu araştırması yapmak veya yaptırmak, sonucunu ilgili makama sunmak,
9.    İl Özel İdaresi’nin tanınırlık araştırmasını her yıl düzenli olarak yapmak veya yaptırmak, tanınırlığı artırmak üzere çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikleri sağlamak,
10.    İl Özel İdaresi çalışma sonuçlarının kamuoyuna yansıtılması amacıyla Vali veya Genel Sekreter tarafından yapılacak olan basın toplantısına esas olmak üzere ilgili birimlerle koordine kurarak basın bültenlerini hazırlamak,

11.    Şikâyet ve talep kabul masası oluşturmak,
12.    Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,

Genel Evrak Bürosu:
1.    İdareye gelen ve giden tüm evrakları “ e-İçişleri ” Projesi dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
2.    “Gizli” ,“çok gizli”,  “hizmete özel”  , “ kişiye özel”, evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
3.    Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait taleplerini düzenlemek ve takibini yapmak.
4.    İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak,
5.    3071 sayılı Dilekçe Kanunu gereği dilekçe sahiplerine alındı belgesi vermek ve gereği için dilekçeleri ilgili birimlere ulaştırmak.
6.    Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve rapor hazırlamak.

Arşiv Hizmetleri Bürosu:
1.    Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
2.    Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak,
3.    Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
4.    Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
5.    Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklanmak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
6.    Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak, 
7.    Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
8.    Arşiv mevzuatı gereği “ Arşiv Yönetmenliği” nin ve “ Dosya Tasnif ve Saklama Planları”nın hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
9.    Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolü, 

Diğer  Görevler:
1.    Birim Müdürü 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanunu ve 4734 sayılı Kamu ihale
Kanunu gereğince Birimi ile ilgili harcamalarda harcama yetkilisi ihalelerde ise ihale yetkilisi  olarak işlemleri yürütmek.
2.    Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
3.    Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporları ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve üst makama sunmak.
4.    Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
5.    Bina idare amirliği bünyesinde ilgili iş ve işlemlerin takibini yapmak.
6.    Birimin yıllık bütçe teklifini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.

		Adı Soyadı		Kadro Ünvanı		Görevi
		Şirinbey AKBAŞ		Şef		Yazı İşleri Bürosu
		Mehmet AKYURT		V.H.K.İ.		Evrak Kayıt Memuru
		Hüdaver YILMAZ		Memur		İdare Arşiv Sorumlusu
		Önder YILMAZ		Bilgisayar Teknisyeni (İşçi)		Bilgi İşlem Sorumlusu
		Mustafa KAHVECİ		Bilgisayar Teknikeri (Hizmet Alımı)		Basın ve Halkla ilişkiler Sorumlusu